山东大学仪器设备家具类固定资产管理办法
发布人:     发布时间: 19-12-27 08:44:09      点击次数:

山大资字〔2019〕23号

第一章 总则

第一条 为了促进保障人才强校、学术兴校战略的顺利实施,加强仪器设备和家具科学配置、规范管理,提升仪器设备和家具完好率及使用效益,根据《中央行政事业单位国有资产配置管理办法》(财资〔2018〕98号)、《中央级新购大型科研仪器设备查重评议管理办法》(财科教〔2019〕1号)和《山东大学国有资产管理办法》(山大资字〔2018〕29号)等有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指仪器设备、家具类固定资产包括:单位价值1000元(含)以上,使用期限超过一年,能独立使用并在使用过程中基本保持原有物质形态的仪器设备、家具;单位价值虽未达到1000元,但一次性批量购置总价值2万元(含)以上,使用期限超过一年,能各自独立使用并在使用过程中基本保持原有物质形态的家具。

本办法所指大型仪器设备是指单价或成套价值在10万元以上的仪器设备。

第三条 学校仪器设备和家具类固定资产实行“统一领导,归口管理,分级负责,责任到人”的管理体制,坚持“规划论证,科学配置,共享共用,注重绩效”的管理原则,实行全过程统一管理。

第二章 管理职责

第四条 资产与实验室管理部(以下简称“资实部”)是全校仪器设备和家具的归口管理部门,对仪器设备和家具的论证、配置、使用、维修、处置及考评等实施全过程监管,定期与财务部对账并开展资产盘点。青岛校区和威海校区资产与实验室管理处各项具体职能与资实部相同,并接受资实部业务指导。

财务部负责固定资产账务处理及相关单据的归档。

第五条 各院(系、所、中心)、部(处)以及其他直附属单位(以下简称使用单位)对仪器设备和家具的安全、完整及使用效益负管理责任。须指定本单位分管负责人,设立资产管理员,明确管理责任人。

第六条 使用单位分管负责人负责组织本单位仪器设备和家具工作规程制定、业务审核与监管、大型仪器设备和家具的论证与验收,落实资产盘点、上报数据审核、大型仪器设备开放共享和效益考评,指定专人负责本单位大型仪器设备服务收入相关工作,提出未来有收藏价值的仪器设备和家具清单。资产管理员负责本单位仪器设备和家具的账务核对、业务指导、账物管理、资产盘点及数据统计报送等工作。

第七条 资产领用人是所用或所保管仪器设备和家具的日常管理责任人,负责仪器设备和家具的保管、使用、维保、处置、盘点、数据填报和档案管理等工作,配合开展仪器设备的开放共享和绩效考评。

第三章 论证与配置

第八条 行政办公设备家具配置应按《山东大学行政办公设备家具配置管理暂行办法》(山大资字〔2017〕21号)有关规定执行。

第九条 为进一步规范大型仪器设备和家具的配置论证,确保资源投入的科学性和精准性,减少重复浪费,促进资源共享,提高使用效益,充分发挥大型仪器设备在教学和科研中的作用,单台(套)10万元(含)以上的大型仪器设备及批量10万元(含)以上的家具,需在确定预算和执行采购前进行可行性论证。

(一)使用单位在开展可行性论证前须落实拟购置大型仪器设备及家具的经费、场地和人员等条件,做好市场调研,详细填写 “山东大学大型仪器设备论证报告”或“山东大学家具论证报告”(以下简称论证报告,详见附件1和2),根据本单位仪器设备和家具布局、教学科研需求、资产存量等情况对论证意见严格把关。

(二)大型仪器设备配置论证内容应包括但不限于拟购前期市场调研情况,必要性、先进性及效益预测,购置及运行维修费落实情况,同类设备分布,使用及开放共享情况等; 家具配置论证内容应包括拟购前期市场调研情况,必要性、安全性、前瞻性、同类家具分布情况等。

(三)配置论证程序应按照预算金额分级论证、审核。

1.单价50万元(不含)以下的大型仪器设备,由使用单位组织论证,论证流程:用户汇报,专家质询,用户答辩,专家组讨论并审核论证报告,形成论证意见。论证会专家组成员由相关领域的科研、技术或管理专家(高级专业技术职称人员,三人及以上单数)组成。论证通过后,使用单位通过山东大学资产管理服务信息系统(以下简称系统)上传论证报告向学校备案。

2.单价50万元(含)以上的大型仪器设备,由使用单位组织专家组(学院学术委员会或学科建设小组专家成员,五人及以上单数)对下一年度购置计划和论证报告集中审议,将审议结果上报学校,学校汇总后,组织校内外有关专家进行一校三地统筹规划、集中论证,形成论证意见,并将论证通过的下一年度购置计划上报教育部、财政部,经批复后执行采购,无预算不采购。

3.单价200万元(含)以上用于科学研究、技术开发及其他科技活动的科研仪器设备,须在申请经费预算时进行查重评议并提交购置申请报告。学校审核使用单位提交的购置申请报告,对校内同类仪器设备保有和运行开放情况进行复核,由学校组成专家组单独组织论证会,提请专家对新购大型科研仪器设备的学科相关性、必要性、合理性等进行评议,查重评议结果作为批准新购大型科研仪器设备事项的重要依据。

4.批量20万元(不含)以下的家具,由使用单位组织论证,形成论证报告,参与论证人员不少于三人;批量20万元(含)以上的家具,由学校组织有关专家论证,形成论证报告,参与论证人员不少于三人。

第十条 使用单位通过系统提交仪器设备、家具购置申请及论证报告,按预算金额分级分权限审核,进入采购程序。

1.行政管理、后勤保障类仪器设备

(1)政府集中采购目录范围内的,须由招标采购管理中心委托中央国家机关政府采购中心实施政府集中采购。

(2)政府集中采购目录范围外且单项或批量预算在20万元(不含)以下的,通过系统进行网上竞价。

(3)政府集中采购目录范围外且单项或批量预算在20万元(含)以上的,由招标采购管理中心采用学校统一采购或政府采购方式进行招标采购。

2.教学科研类仪器设备

(1)单项或批量预算在50万元(不含)以下的科研仪器设备采购项目,可通过系统进行自行采购或网上竞价。因特殊情况不适合采用网上竞价的,可委托招标采购管理中心组织采购。

(2)单项或批量预算在50万元(含)以上的,由招标采购管理中心按照国家及学校采购相关规定统一组织采购。

3.家具类

批量预算在20万元(不含)以下的家具,通过系统进行自行采购;批量20万元(含)以上的家具,由招标采购管理中心按照国家及学校采购相关规定统一组织采购。

第十一条 申购人与中标供应商应签订仪器设备、家具采购合同或进口仪器设备报价及技术、售后服务协议。进口仪器设备由学校招标入围的外贸代理公司对外签订外贸合同,处理进口免税事宜,申购人提供进口仪器设备减免税说明等材料,并根据付款通知书支付货款。使用单位应在仪器设备到校前准备好安装运行条件,包括房屋、水电、辅助设备等。

第十二条 仪器设备、家具验收

(一)验收程序

1.单价10万元(含)至50万元(不含)的大型仪器设备,由使用单位组织验收小组验收;单价50万元(含)以上的大型仪器设备,需运转、使用至少两个月后,由使用单位和资实部统一组织验收小组验收。

2.批量10万元(含)至20万元(不含)的家具,由使用单位组织验收;批量20万元(含)以上的家具,由使用单位和资实部统一组织验收小组验收。

(二)验收主要内容

1.用户到货验收。检查并记录外包装及仪器设备、家具外观状况,必要时请商检部门参加;按合同和装箱单清点品种、数量;按合同或说明书对仪器设备、家具的功能及技术指标逐项测试,并做好详细记录。

2.专家组现场验收。就仪器设备、家具的功能及技术指标是否达到合同要求进行验收,专家组与用户共同形成验收结论,验收合格的签署验收报告(详见附件3和4),办理建账报销手续;不合格的,形成备忘录,必要时由检测部门出具检测报告,由使用单位、学校职能部门和供货方共同确认并商定处理办法。

3.商检仪器设备验收。属国家法定商检的进口仪器设备,须报国家商检局备案,待国家商检人员到场后方可开箱;合同规定由外商安装调试的,须由外商派员来现场共同开箱、安装、测试。商检不合格的,须详细填写报检单,由资实部向国家商检部门报检,办理索赔及相关业务。

4.验收不合格的仪器设备、家具。达不到验收要求的,使用单位应与供货单位协商,根据有关规定及时办理退、赔、换、补等手续。进口仪器设备应在索赔期内(一般货物到港之日起计算三个月内)凭国家商检部门出具的商检证明,由外贸代理公司办理退换货、索赔及相关手续。

第四章 使用管理

第十三条 凡产权属学校的仪器设备、家具类固定资产均应在系统中建账,纳入学校固定资产管理。使用单位应根据工作需要建立仪器设备、家具日常管理和维保制度。

接受捐赠的仪器设备和家具,按《山东大学接受实物捐赠管理办法》(山大综字〔2019〕14号)有关规定执行;基建、修缮和维修改造项目中的仪器设备和家具按财务制度执行,如需从总造价中分离出来单独入固定资产的,按其实际购买价值建账;自研自制仪器设备和家具,以研制过程中实际发生的设备费和其他费用建账;涉密仪器设备和家具按其购买价值由资实部专人建账。

第十四条 仪器设备、家具提足折旧后如能使用应继续使用,实物按本办法相应规定管理。因机构变化、人员变动(离职、退休等)导致仪器设备和家具使用权发生变化的,原领用人需在系统中办理资产变更手续。

第十五条 仪器设备、家具确因工作需要,可在校内各单位间调拨使用。调出单位通过系统提交申请,经双方分管负责人和资实部审核后,由调出与调入单位进行实物移交。

第十六条 学校仪器设备、家具原则上应放置在校内使用,确因工作需要放置在校外的须向资实部备案;免税进口的仪器设备放置地点应在已向海关报备的校区内,如需放置在校外使用须向资实部备案并由外贸代理公司办理报备手续,监管期内不得转让或挪作他用。学校仪器设备、家具不得对外抵押或担保,原则上不得对校外出租出借。

第十七条 涉及辐射安全、化学安全、生物安全及法定特种设备的仪器设备,使用单位和资产管理员在使用和处置管理时还应严格遵守国家相关法律法规及学校安全管理规定。

第十八条 大型仪器设备实行统管共用或专管共用、资源共享的原则,在保障校内教学科研需求及尖端设备特殊需求外,符合共享条件的大型仪器设备鼓励共享共用。

(一)除涉密、特殊专业仪器设备外,符合共享条件的大型仪器设备均须开放共享,50万元以上的还需纳入国家网络管理平台。

(二)使用单位应按照“管用结合、责任到人”的原则,对每台大型仪器设备配备相应层次的专业专职人员,负责大型仪器设备的日常使用、维护和功能开发;使用人员必须接受培训,通过考核或征得资产领用人许可后上机操作;使用后须登记使用记录。

(三)大型仪器设备按成本补偿和非盈利原则,实行成本核算、有偿服务。收费相关事宜,按照学校相关办法执行。服务收入按照学校收入分配有关规定执行

(四)大型仪器设备纸质档案原件由使用单位统一管理、专人负责,电子档案通过系统存储管理。纸质档案包括论证报告、购置材料、合同、验收报告、免税证明、外贸代理协议书、使用和维修记录、盘点及处置材料等;电子档案包括论证报告、购置材料、合同、验收报告等。

第十九条 大型仪器设备考评和自研自制仪器设备使用按《山东大学大型仪器设备使用效益考评与激励暂行办法》(山大资字〔2018〕22号)和《山东大学自研自制仪器设备管理暂行办法》(山大资字〔2019〕17号)有关规定执行。

第五章 维修与处置

第二十条 仪器设备维修根据《山东大学仪器设备维修管理办法》(山大资字〔2018〕23号)有关规定执行。无维修价值的仪器设备、家具可通过系统申请报废。

第二十一条 报废仪器设备、家具由资实部统一处置。使用单位确需留用或拆除有用部件的,需向资实部提出书面申请。对使用单位提供的有收藏价值仪器设备、家具的处置,博物馆会同资实部进行筛选确认和留存移交工作。

第二十二条 已报废仪器设备、家具由评估公司进行评估,评估残值3万元(含)以上的须第三方专业机构公开拍卖;3万元以下且不适合暂存周转库的,由学校组织议标处置。已达使用年限并且应淘汰报废的处置收益,留归学校,纳入预算,统一管理;未达使用年限的处置收益上缴国库。

第二十三条 已达使用年限但仍有利用价值的拟报废仪器设备、家具,可优先无偿校内调剂其他单位使用。对外捐赠的仪器设备、家具需在系统提交申请和相关材料,并向教育部和财政部报批报备。

第二十四条 丢失的仪器设备、家具需在系统中提交报失申请和证明材料,并向教育部和财政部报批报备。因自然损耗或特殊实验操作等造成的仪器设备、家具损坏损失,经技术鉴定或相关负人证实,可免于补偿。因管理不善等主观原因造成的仪器设备、家具损坏、丢失,已达使用年限的,按其原值1%进行补偿;未达使用年限的,按其原值3%进行补偿;购置两年以内损坏、丢失的,按折旧后的净值进行补偿。对损失严重、影响恶劣的,除补偿外,将根据具体情节追究单位或个人相关责任。偿费按国家规定上缴国库。

第六章 附则

第二十五条 本办法由资产与实验室管理部负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起施行,原《山东大学贵重仪器设备管理办法》(山大资字〔2001〕11号)、《山东大学废旧仪器设备处置办法》(山大资字〔2001〕11号)、《山东大学进口仪器设备管理办法》(山大资字〔2001〕18号)、《山东大学学科建设项目仪器设备购置与管理办法》(山大资字〔2002〕4号)、《山东大学仪器设备开放基金使用办法》(山大资字〔2002〕4号)、《山东大学贵重仪器设备有偿使用管理办法》(山大资字〔2002〕08号)、《山东大学物资设备采购管理规定》(山大资字〔2001〕5号)、《山东大学大型贵重仪器设备论证工作程序(征求意见稿)》、《山东大学家具管理暂行办法》(山大资字〔2009〕7号)、《山东大学仪器设备损坏丢失赔偿办法》(山大资字〔2014〕14号)、《山东大学仪器设备管理办法》(山大资字〔2014〕15号)、《山东大学仪器设备验收工作规程》(山大资字〔2014〕16号)同时废止。

 

附件:1.山东大学大型仪器设备论证报告

   2.山东大学家具论证报告

   3.山东大学大型仪器设备验收报告

   4.山东大学家具验收报告